Документы оперативного учета, использующиеся для отражения в информационной базе хозяйственных операций, разработаны в соответствии с требованиями регламентированного учета по формированию необходимых аналитических разрезов. Настройка счетов учета может быть выполнена как до, так и после возникновения в информационной базе каждого вида хозяйственных операций, требующих отражения в бухгалтерском и налоговом учете.
В рабочем месте Отражение документов в регл. учете выполняется мониторинг состояния отражения документов в бухгалтерском учете.
Для контроля состава проводок и их содержания (без стоимостной оценки) в контексте документов оперативного учета предусмотрена возможность сформировать проводки вручную непосредственно в момент создания документа в информационной базе. Проводки формируются в привязке к первичным документам, что обеспечивает возможность детальной сверки данных бухгалтерских проводок и первичных документов.
Корректировка сформированных по документам проводок может быть выполнена двумя способами:
- изменения отражаются непосредственно в проводках документа, при этом обоснование выполненной корректировки указывается в комментарии;
- созданием корректирующего документа – на основании исходного документа создается документ Операция (регл. учет), и корректировка отражается в виде сторнирующих и устанавливающих записей по регистрам бухгалтерского учета.
При повторном проведении документа проводки, введенные вручную, теряют свою актуальность. Для контроля актуальности отражения документов с ручной корректировкой проводок в рамках рабочего места Отражение документов в регламентированном учете сформирована группа гиперссылок Ручное изменение проводок документов, позволяющая работать со списками документов, имеющих разный статус отражения в бухгалтерском и налоговом учете.
Поддержан сценарий ведения регламентированного учета, при котором документы оперативного учета отражаются в бухгалтерском и налоговом учете с обязательной их проверкой сотрудниками бухгалтерской службы. Предусмотрено два варианта доступности изменений проверенных документов (определяются настройками системы):
- с запретом редактирования – проверенные документы недоступны для изменений основному составу пользователей. Проверенный документ открывается для них только в режиме просмотра;
- только уведомительная, без запрета редактирования – проверенные документы доступны для изменения обычным пользователям, после корректировки ранее проверенный документ будет требовать повторной проверки.
Отметку о проверке документов можно установить двумя способами:
- непосредственно в форме документа;
- в рамках рабочего места Отражение документов в регламентированном учете.
Получение корректных проводок по всем операциям оперативного учета возможно только в случае формирования проводок в рамках процедуры Закрытия месяца.
Отражение документов в регламентированном учете происходит в два шага:
- указание аналитики отражения при формировании проводки – определяется правилами отражения документов в регламентированном учете;
- расчет стоимостной оценки хозяйственной операции – как результат расчета себестоимости в параметрах выбранной для организации учетной политики.
Для выявления и анализа расхождений между оперативным и бухгалтерским учетом предназначен отчет Сверка данных оперативного и регламентированного учета:
Отчет позволяет контролировать следующие разделы учета:
- Денежные средства;
- Себестоимость товаров;
- Расчеты с поставщиками;
- Расчеты с клиентами;
- Расчеты по кредитам и депозитам;
- Прочие расчеты с контрагентами;
- Расходы.