Для отражения предварительной договоренности с клиентом на поставку товаров, о порядке и сроках оплаты предусмотрен документ - Заказ клиента, использование которого позволяет решить задачи:
- назначить ручные и автоматические скидки (наценки),
- определить вариант обеспечения товаров,
- зарезервировать товар на складе,
- проконтролировать состояние обеспечения товаров (наличие товаров на складе, ожидаемые поступления товаров),
- спланировать даты отгрузки,
- спланировать график оплат (позволяет планировать поступление выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность),
- выставить счета клиентам (можно сформировать печатную форму заказа, а можно вести учет выписанных счетов).
Управление процессом выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и информирует пользователя о текущем положении дел по заказу.
В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, какое состояние оплаты по заказу (просрочена ли оплата в соответствии с указанной датой оплаты), была ли произведена отгрузка по заказу.
Если заказу клиента предшествовало коммерческое предложение, то заказ формируется на основании данных коммерческого предложения. Ввод заказа возможен на основании сделки с клиентом или на основании задания торговому представителю.
В прикладном решении контролируется соответствие заказов условиям соглашений с клиентами. Для согласования отклонений от условий соглашения можно использовать бизнес - процесс согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи по согласованию заказа и утвердит его при наличии положительного решения согласующих.